Customer voice

事業企画室長インタビュー　山内 哲也 様

── まず、武蔵野会についてご紹介いただけますか？

社会福祉法人武蔵野会は、東京都内を中心に、障がい福祉、児童福祉、高齢者福祉などの事業を展開しています。

法人として大切にしているのは、一人ひとりの「ふだんのくらしのしあわせ」です。

利用者の方が安心して自分らしく暮らせることはもちろん、

職員がやりがいを持って働ける環境づくりや、地域とのつながりも重視しています。

複数の施設を運営する中で、各施設が持つ知識や実践を法人全体で共有し、

支援の質を高めていくことが大きなテーマになっています。

── 研修前は、AIの導入についてどのような課題を感じていましたか？

一番の悩みは、AI導入をどのような順番で進めればよいのかが明確でなかったことです。

個別支援計画の作成をはじめ、記録、会議資料、データ集計など、

AIを活用できそうな業務は数多くありました。

一方で、法人の規模が大きく、施設ごとに書式や業務の進め方が異なるため、

一部の職員だけが便利に使えても、法人全体の改善にはつながりません。

特に個別支援計画については、AIを使うこと自体よりも、

法人として作成方法や考え方をどう標準化するかが重要だと考えていました。

また、個人情報を扱う福祉法人として、

情報漏えいを防ぎながら安全に利用するためのルールづくりも欠かせない課題でした。

── 全6回の研修では、どのようなことに取り組みましたか？

最初にAIの基本的な仕組みや得意・不得意、個人情報の扱い方を学びました。

その後、個別支援計画の下書きを作るためのプロンプト設計や、

法人の様式・ルールをAIに参照させる方法へと進みました。

さらに、紙の様式をGoogleフォームへ移行する方法、

GASを使った自動化、NotebookLMによるマニュアルや規程の整理なども実践しました。

後半では、各参加者が自分の業務を細かく分解し、

「どの工程に時間がかかっているのか」「どこならAIを活用できるのか」を整理しました。

単にツールの操作を覚える研修ではなく、業務そのものを見直し、

小さな改善案を実際に形にするところまで取り組めたことが大きかったと思います。

── 研修を通じて、参加者にはどのような変化がありましたか？

受講前は、

「AIをほとんど使ったことがなく、自分に扱えるか不安」

「福祉業界にはあまり関係がないのではないか」

と考えていた職員もいました。

しかし、研修後には、基本操作を理解して仕事で使い始めた職員や、

毎日のようにAIを活用する職員が増えました。

文章作成や議事録の要約だけでなく、GASによる自動化、NotebookLMを使ったマニュアル整理、アンケート分析、事故報告書の分析、給与計算業務の整理、新規事業の収支シミュレーションなど、各自の実務に合わせた活用が始まっています。

「メンバーが主体的に取り組むようになった」という点も、大きな変化でした。

教えてもらったことをそのまま使うだけではなく、

自分の業務の中からAIを使える場面を探し、試行錯誤する姿勢が生まれています。

── 具体的な業務改善の成果も出ていますか？

はい。受講者の週次振り返りでは、毎週3時間から5時間未満の削減を継続して実感した職員や、

第5週に週5時間以上の削減を実感した職員もいました。

たとえば、1年間分のデータ整理、各施設から上がってくる監査報告の集約、法人全体の課題やKPIの抽出、リスクマネジメント報告の分析など、従来は確認や整理に時間がかかっていた業務にAIを活用しています。

私自身も、ChatGPTで初期のデータや文章を整理し、

その内容をMicrosoft CopilotでPowerPoint資料に落とし込むなど、

ツールの特性に応じて使い分けています。

議事録、職員との個別面談記録、表の作成、チラシ、家族への緊急連絡文など、

活用する業務の幅もかなり広がりました。

── 研修終了後、法人全体ではどのような動きが始まっていますか？

研修終了から約1か月半の時点で、施設内でのAI利用頻度はかなり上がっています。

現在は複数の施設で、アセスメントや記録の様式をそろえ、

共通の教材と手順で運用する準備を進めています。

研修参加者が中心となり、初めて使う職員にも分かりやすい資料へ加工するなど、

法人内で展開するための動きも生まれました。

また、約30施設から集まるデータを整理し、施設長会で共有する取り組みも進んでいます。

これまで施設ごとに点在していた情報が、

AIを使うことで比較・分析しやすくなり、法人全体へフィードバックできる形になってきました。

今後開設する100名規模の施設に向けては、

利用者の障がい特性や支援負担を整理するためのアセスメント尺度づくりにもAIを活用しています。

AIが単なる文章作成ツールではなく、法人内のデータを整理し、

支援や施設運営の判断材料をつくる道具になり始めています。

── AI活用を広げる中で、どのような点を大切にしていますか？

活用を進めることと同時に、安全な運用体制を整えることが重要です。

職員が法人で許可されていない個人アカウントを使う「シャドーAI」や、個人情報の入力、アカウント管理など、法人規模が大きくなるほど考えなければならない課題も増えます。

そのため、施設ごとに使い方を共有し、何を入力してよいのか、

最終的な判断を誰が行うのかを丁寧にすり合わせながら、少しずつ進めています。

AIの回答をそのまま採用するのではなく、事実確認や最終判断は必ず人が行う。

この前提を守りながら、今後1〜2年をかけて規程や取扱要領、研修環境を整備していきたいと考えています。

── 今後、さらに取り組みたいことを教えてください。

現在、大きな課題になっているのがシフト表の作成です。

職員の勤務条件、配置ルール、パート職員の希望など、

多数の制約を確認しながら作成するため、場合によっては丸一日かかることもあります。

今後は、制約条件を整理したマスターデータを作り、シフト表作成に特化した研修を実施する予定です。

希望する職員約10名を対象に、実際のフォーマットづくりから活用方法まで学べる機会にしたいと考えています。

将来的には、法人内のファイルや記録を安全な環境でAIが読み取り、

個別支援計画の作成やデータ整理を支援する仕組みにも関心があります。

まずは小さく試し、成果が出たものを他の施設や業務へ展開していく。

その積み重ねによって、法人全体の業務改善につなげていきたいです。

── 研修を振り返って、率直な感想をお聞かせください。

一言で表すと、「習うより慣れろ」だと感じました。

AIは説明を聞くだけでは、なかなか自分の業務と結び付きません。

実際に触り、自分の仕事で試し、うまくいかなければ修正する。

その繰り返しによって、初めて業務の中で使える道具になっていきます。

全6回を通じて、参加者が主体的に取り組むようになったことが、研修の一番大きな成果だと思います。

参加者アンケート

研修評価講師評価・研修内容評価ともに、5段階中平均4.3。回答者7名全員が4点以上と評価しました。

受講者①

受講前の悩み 福祉業界にはAIはあまり関係がないと感じていました。 個別支援計画についても見通しが立っておらず、不安がありました。

受講後の変化 事務作業については、かなりの業務軽減を図ることができ、積極的に活用しています。 今後は個別支援計画への活用を法人全体で進め、職員が共通認識を持って取り組めるようにしたいです。

これから受講する方へ 「業務の省力化を目指すためには、積極的に受講し、振り返りを続けることが大切です。AIを学ぶことは、仕事への自信にもつながると思います」

受講者②

受講前の悩み AIにほとんど触れたことがなく、自分にもできるのか不安でした。

受講後の変化 AIは自分でも使えるものだという認識に変わりました。業務に欠かせないツールであり、使い方を間違えなければ業務時間を短縮できることが分かりました。

これから受講する方へ 「研修期間中はAIの活用に集中し、たくさん質問できるようにしておくと、得られるものが多いと思います」

受講者③

受講前の悩み どのように操作すればよいのか、また、どのようなことができるのか見当がつきませんでした。

受講後の変化 基本的な操作を理解し、仕事でもAIを使い始めることができました。

これから受講する方へ 「AIについての基礎知識を事前に学んでおくと、よりスムーズに受講できます。仕事の何に活用できるかをイメージしながら取り組むことが大切だと思います」

受講者④

受講前の悩み AIをどのように活用すれば、業務に生かせるのかが分かりませんでした。

受講後の変化 議事録や資料作成など、さまざまな業務を簡略化できるようになりました。

これから受講する方へ 「AIを身近なものとして日常的に使うことで、業務を効率化し、分からないこともすぐに調べられるようになります。ぜひ研修を受け、基本的なことを学んでほしいです」

受講者⑤

受講前の悩み 議事録の作成に時間がかかっていたため、AIをどのように使えば効率化できるのか知りたいと考えていました。

受講後の変化 用途によって使用するAIツールが異なることが分かり、業務効率が上がりました。業務だけでなく、プライベートでもAIを身近に感じられるようになりました。

これから受講する方へ 「目的を持って受講することをおすすめします」

受講者⑥

受講前の悩み AI導入をどのようなプロセスで進めればよいのかが明確でなく、不安を感じていました。

受講後の変化 全6回の研修を通じて、参加メンバーが主体的にAI活用へ取り組むようになりました。 動画で研修内容を振り返り、確認できたことも、継続的な活用につながりました。

これから受講する方へ 「AIはこれからの時代に必須です。頑張ってください」

受講者⑦

受講前の悩み AIを自分で扱えるのか、漠然とした不安がありました。

受講後の変化 AIの手順や仕組みを学ぶ中で、便利で機能性の高いツールだと実感しました。 実際にアンケートフォームを作成するなど、体験を通じて活用方法を理解できました。

これから受講する方へ 「学ぶことで得られるものは、多すぎるくらいあります。頑張ってください」